Praktisk info – leige konferansesal

Velkommen som leigar av konferansesalar i Frivillighetshuset! Denne sida gjev nyttig praktisk informasjon.

0. Ingen rydder etter deg

Konferansesalane er basert på sjølvbetening, og ingen har ansvar for opprigg, rydding eller liknande. Alle som leiger må passe på å rydde etter seg, og sette alt tilbake til standardoppsett slik at neste organisasjon har eit bra møtelokale dei òg.

1. Om reservasjonar

Den tekniske løysninga gjer at du kan reservere når du ønsker. Merk dog at du må sjølv passe på at det ikkje kræsjar med andre reservasjonar (sjå kalender her på sida). Reservasjonar skal normalt sett ikkje gjerast for meir enn tre månadar framover i tid utan godkjenning på førehand. Dersom du reserverer langt framover i tid, kan du oppleve at organisasjonar “på huset” kan overstyre reservasjonen din fram til tre månadar før.

2. Frist for avbestilling

Avbestilling må skje innan tre veker før arrangementet. Avbestilling etter dette vil bli fakturert normal leige. Dersom dykk ikkje møter opp (“no show”) er det eit ekstra 500kr gebyr, inkludert Konferansesal 2 sjølv om dykk har rett på gratis leige der.

3. Tilgang til lokalet

Organisasjonar med kontor på Frivillighetshuset brukar sine vanlege nøkkelbrikker.

Organisasjonar utan kontor på Frivillighetshuset: Dykk har tilgang til lokalet frå reservasjonen startar. Dersom det er behov for tid til opprigg, hugs å bestille dette. Adgangskort kan etter avtale hentast i resepsjonen til LNU i 6. etasje på kvardagar. Avtal på førehand på telefon 23 31 06 00. Adgangskort må leverast tilbake etter bruk.

4. Bord og stoler

Lokalet skal settast tilbake til standardoppsett. I konferansesal 1 er standardoppset festa på talarstolen. Bord og stoler skal ikkje flyttast på mellom rom.

  • Stolar med grått tøy-stoff skal vere i K1
  • Stolar med raudt tøy-stoff skal vere i kantina
  • Stolar utan tøy-stoff (grå) skal vere i K2
  • Svarte bord skal vere i K2
  • Kvite bord med firkanta bein skal vere i K1
  • Åtte kvite med avlange bein bord skal vere i kantina
  • Alle fire bar-bord skal vere i kantina, med jamn avstand og barstolane fordelt rundt desse.

Ekstra bord

Det er to traller med ekstra bord bakerst i kantina.Bruker du av desse, må du hugse å sette borda tilbake, sortert på dei to trallene.

I tillegg er det i Konferanesesal 1 det ein stabel med ekstra-bord på bordtralle ved talarstolen, som skal brukast før du henter bord frå kantina. Alle ekstra-bord i Konferansesal 1 skal vere på denne tralla, ikkje andre plassar i rommet.

Ekstra stoler

Det er om lag 45 stolar i Konferansesal 1 og om lag 40 stolar i Konferansesal 2. Det er ekstra stoler til Konferansesal 1 tilgjengeleg på eit bakrom ved kantina, som sørvisdesken kan låse opp på onsdagar (avtal dette spesifikt).

5. Bruk av kantina

Det er ikkje mogleg å reservere kantina. Det er normalt sett lønsj i kantina frå 12:00 til 12:45 kvar dag. Berre dei som har kontor i sjuande etasje har tilgang til kjøken. Sidan kjøkenet ikkje er tilgjengeleg (utan førehandavtale om det), er det heller ikkje kjøkenutstyr, tallerknar, bestikk og liknande tilgjengeleg. Koppar og glas for kaffi og vatn er tilgjengeleg (eingongs).

Kjøleskap

Det er ikkje kjøleskap tilgjengeleg, men ein kjøledisk er plassert i kantineområdet. Hugs å skru den på før bruk, og trekk ut kabelen etter bruk.

6. Porttelefon og inngang

Det er porttelefon i rommet. For å komme inn i bygget kan gjestar bla seg fram til “7. K1 – Konf. sal 1” eller “7. K2 – Konf. sal 2” på porttelefonen. Du opnar ved å trykke på 5-tasten på telefonen i konferansesalen. Vi anbefalar å opplyse om dette på førehand og på eventuelle skilt. Det er ikkje lov å la inngangsdør stå open.

7. Skilting

Dykk kan henge opp ein (1) A4-plakat på døra i 1. etasje dagane du har arrangement. Denne må fjernast etter arrangementet.

8. Avfall

Dersom avfallsdunker blir fulle, ber vi om at dykk kastar dette på veg ut av bygget. Dunkar finn du diagonalt på andre sida av bygget for inngangsdøra (mot Kiwi).

Pussa- og cateringesker skal dykk alltid fjerne frå etasja kvar dag då desse tek mykje plass, sjølv bretta saman.

9. Tilkopling av PC til projektor/skjerm

K1 er utstyrt med projektor og sideskjerm, medan K2 er utstyrt med trippel skjerm. Du koplar til med HDMI-kabel som ligg ved talarstolen. Dersom du ikkje har HDMI-utgang på maskina di har vi overgang til miniDisplayPort ( (miniDP, brukt av dei fleiste nye bærbare maskiner og alt nytt av Apple-maskiner) og DisplayPort. VGA kan ikkje brukast då det er analogt signal utan ljud.

10. Bruk av anlegget
Det er eit anlegg som er tilgjengeleg. Det er ein kabel (mini-jack) som gjev lyd ut på anlegget på eit førehandsett volum.

Mikrofonar
Det er normalt sett ikkje mikrofonar i konferansesalen, men det er teknisk opplegg for det. Bestilling bør sendast inn minst ei veke før arrangementet. Leige av mikrofonar vil tilkomme på faktura. Mikrofonar blir for tida ikkje leigd ut, grunna manglande kapasitet.

11. Te og kaffi

Dersom du har kontor på Frivillighetshuset: Du kan bestille K2 utan eller med kaffi. Utanom dette gjeld info under for dei som har og dei som ikkje har kontor på huset.

Sjølvbetent kaffi og te er inkludert i prisen. Det er kaffimaskin ved pauseområdet kor ein kan trykke på knappar for å få kaffi, tevatn og anna. Det er og kaffikanner tilgjengeleg for å lage stor batch med vanleg svart kaffi for å gjere det meir effektivt i pauser. Dersom arrangementet er når ingen er i etasja, kan det vere verd å merke seg følgjande om kaffimaskina:

  • Dersom kaffimaskina indikerer at det er tomt for vatn, har vatn-stoppen slått inn. Høyr etter ein svak pipelyd under vasken – dette er vatnstoppen. Dette skjer veldig sjeldent (kanskje ein gong i kvartalet), og fordi nokon har sølt vatn utover veggen slik at det har kome inn i skapet under vasken, eller utover disken slik at vatn har kome bort til sensoren under maskina. Pass på at det er tørt, og nullstill vatnalarmen (det er den som piper under vasken).
  • Dersom det står «tøm spillbrett», er spilldunken inne i vatnmaskina full. Ta fram nøkkelen (festa i eit nøkkelband, under kaffimaskina) og opne maskina. Det er dunken heilt til venstre, som òg er merka med at den skal hellast ut i toalett (for å hindre tett vask).
  • Kaffimaskina blir vedlikehalde kvar måndag, onsdag og fredag ved lunsj, og det skal veldig mykje til for at den går tom for kaffi. Dersom det er tilfelle, så er det meir av alt til påfyll i skapet til høgre for/under maskina. Nøkkel for sørvis ligg i skap under maskina.

12. Det er konferansesal – ikkje festlokale/konsertlokale

Lokalet er laga til for møter. Det er ikkje lagt inn ekstra straum enn det som kan ventast brukt til møte (laptop, mobillading og liknande), og det er heller ikkje støyisolert. Dersom arrangementet dykkar kan vere bråkande for dei som har kontor i etasja eller er i andre møterom i etasja, må dette avklarast med dei som er i etasja. Vis hensyn.

13. Reinhald/vasking

Golvet og borda blir tørka over og søppel blir tømt søndag kveld og onsdag kveld. Dersom bruken dykkar gjer lokalet særleg skittent, slik at dykk sjølv ville reagert på det ved starten av møtet, må dykk koste/vaske. Bord som er tilskita, matrestar på bord eller golv og liknande må fjernast av dykk sjølv.

Comments are closed.